Au sein de la maison de champagne Moët & Chandon qui recrute une cinquantaine de salariés par an, un séminaire d’intégration « les clés de la maison » a été modifié il y a deux ans et comprend plusieurs sessions annuelles présentant aux nouveaux collaborateurs l’histoire de la maison, le fonctionnement de l’exploitation viticole avec la visite de caves et d’un site de production mais aussi l’art des accords mets-vin.
« Cela leur permet de mieux comprendre l’ADN de la maison mais aussi de développer leur propre réseau dès leur arrivée, puisque les salariés sont mélangés, quel que soit leur niveau de responsabilités ou leur service », assure Corinne Delahaigue, directrice des affaires sociales.
Les cadres sont également encadrés par un parrain ou une marraine pour leurs premiers mois et bénéficient d’un module en e-learning pour tester leurs connaissances de base sur l’élaboration du champagne, par exemple.
Chez Amazon, c’est également par un centre de traitement des commandes que passent les nouveaux collaborateurs pour comprendre la logistique associée au service vendu aux clients.
Chez Metro, ce n’est pas dans la peau d’un client que les récents embauchés en CDI ou en CDD de plus de six mois se glissent, mais dans celle d’un journaliste supposé écrire un papier sur l’histoire ou les catégories de clients du grossiste pour professionnels.
« Avec cette nouvelle formule, on a voulu changer des slides diffusées de 9h00 à 17h00 sur les chiffres, l’histoire et les orientations stratégiques de l’entreprise. C’est désormais à eux d’aller chercher l’information présente sur notre portail collaboratif. Ils sont responsabilisés et assimilent plus rapidement », explique Nadir Kadji, directeur des ressources humaines.
Des données qui sont, en partie, communiquées dès l’offre d’embauche acceptée avec un premier mail de bienvenue et des liens vers des vidéos et posts Linkedin sur les entrepôts et le siège.
Pourtant, si les parcours d’intégration ont subi une refonte pour mieux accueillir les quelque 2 500 recrues annuelles, il reste des « irritants » comme les demandes d’accès informatique qui tardent ou un équipement qui n’est pas encore arrivé pour le premier jour du collaborateur. Nadir Kadji et son équipe ont ainsi mis au point une check-list de documents à remettre avec une plaquette d’intégration à l’attention des référents RH dans les entrepôts et se chargent d’organiser une série de rendez-vous pour introduire les recrues auprès de leurs interlocuteurs réguliers. Les durées des parcours d’intégration diffèrent également en fonction du rang hiérarchique et des missions des salariés. Le DRH insiste sur l’homogénéité des pratiques :
« Si on s’investit en temps et en énergie, il faut que ces parcours soient vécus de la même manière d’un entrepôt à un autre. Sinon, cela risque d’augmenter la frustration de salariés déçus, surtout s’ils discutent avec leurs collègues pour qui tout s’est bien déroulé ». A fortiori sur des métiers stratégiques et pénuriques comme la boucherie ou la poissonnerie.
Ces étapes, jugées aujourd’hui cruciales par les entreprises, deviennent un moment et une opportunité ciblée par une myriade de jeunes pousses. Workelo, créé il y a un an, a ainsi mis au point une plateforme qui regroupe l’ensemble des tâches administratives et RH à effectuer après un recrutement comme l’installation d’un nouvel espace de travail, la création d’une adresse e-mail, l’élaboration d’un contrat de mutuelle ou l’organisation de rendez-vous avec ses collègues. Et c’est un processus désormais automatisé pour faire gagner du temps et accélérer l’intégration du salarié, argue Alexandre Grenier, co-fondateur. « Il y a toujours des initiatives à l’échelle d’un service mais l’idée est d’industrialiser cette pratique pour plusieurs milliers de collaborateurs.
Il y a beaucoup de tâches transversales à coordonner, ce qui demande du temps et des ressources. On a une liste de 150 tâches à réaliser à court et à moyen terme pour les managers et les RH, comme le suivi de formations ou l’organisation de réunions afin de mettre en pratique l’onboarding », détaille-t-il. La plateforme a même des « cérémoniaux de célébration » pour faire le point durant la période d’intégration avec des questionnaires à remplir.
La start-up marseillaise Loocatme a développé une série de modules de formation sur les métiers lors du parcours d’intégration. Et adapte son offre en fonction des besoins de ses clients.
« Certains nous ont demandé de mettre en place un compte ambassadeur pour pouvoir répondre rapidement aux questions que se posent leurs nouveaux salariés. D’autres veulent récupérer les données comme le temps passé sur le module ou les suggestions des participants pour améliorer certains points », précise Gérald Gaillard, cofondateur.